Prvi krug selekcije kandidata: kako da bude brz, dosledan i pošten

Prvi krug selekcije je korak koji se najviše ponavlja, a najmanje planira. Na oglas za jedno mesto u kontakt centru ume da stigne više prijava nego što iko može da pozove u istoj nedelji, pa se prvi krug pretvara u niz kratkih razgovora vođenih u žurbi, bez zapisanih merila i bez traga o tome zašto je neko prošao.

Ovaj vodič prolazi kroz ceo taj korak: koliko ljudi treba da uđe u prvi krug, kako se pišu kriterijumi, kako se ocenjuje tokom razgovora, kako se donosi odluka i šta se kaže onima koji ne prođu. Pitanja i zakonska ograničenja imaju svoje zasebne vodiče, na koje se ovde upućuje.

Namenjen je poslodavcima koji zapošljavaju u većem obimu, u kontakt centrima, trgovini, ugostiteljstvu i logistici, i koji prvi krug vode sami.

Gde god u tekstu pišem u prvom licu, to je iz mog iskustva u vođenju prvih krugova za sopstvene timove u softverskoj firmi, a ne iz masovnog zapošljavanja. Postupak je isti, razmera nije, pa brojeve proverite na svom konkursu.

Šta je prvi krug selekcije i čemu tačno služi

Prvi krug je korak u kom se od kandidata koji ispunjavaju osnovne uslove izdvaja uži spisak onih koji idu na pravi razgovor. To je jedina njegova svrha.

Osnovni uslovi se proveravaju pre prvog kruga, iz same prijave. Ako posao traži vozačku dozvolu ili rad u noćnoj smeni, to se vidi iz prijave i o tome nema šta da se razgovara. Prvi krug počinje tek posle tog filtera.

Greška koju sam i sam pravio je da se od prvog kruga očekuje odluka. Kada se prvi razgovor vodi kao da se u njemu bira budući zaposleni, dešavaju se dve stvari. Razgovor se odužava, jer pokriva i ono što pripada drugom krugu. I odluka počiva na premalo podataka, jer u dvadesetak minuta ne može da se vidi kako neko radi kroz nedelje.

Prvi krug odgovara na tri pitanja, i iz njih se izvode svi kriterijumi:

1. Da li ono što je kandidat napisao u prijavi tako izgleda i kada se o tome pita?
2. Da li je razumeo šta posao svakodnevno podrazumeva, onako kako je opisan u oglasu?
3. Da li ima ono minimalno iskustvo ili sposobnost koju ćemo dublje proveriti u drugom krugu?

Sve ostalo pripada drugom krugu. Procena toga kako će se neko uklopiti u tim ili kakav mu je dugoročni potencijal traži više vremena i više ljudi nego što prvi krug ima, pa se pokušajem da se i to stigne gubi upravo ona širina zbog koje prvi krug postoji.

Koliko kandidata treba da prođe dalje, i kako se to računa unazad

Broj ljudi u prvom krugu ne bira se osećajem nego se računa unazad, od broja mesta.

Za jedno radno mesto trebaju vam tri do četiri kandidata u drugom krugu. Sa manje od toga nemate izbor nego samo potvrđujete jednog čoveka. Sa više, drugi krug postaje skup, jer u njemu obično učestvuju i ljudi izvan tima koji zapošljava.

Da bi tri do četiri kandidata ušla u drugi krug, u prvom krugu treba da razgovarate sa otprilike desetak. Deo neće doći, deo se u međuvremenu zaposli drugde, a deo će odustati kada čuje uslove. Kod zapošljavanja u većem obimu ti brojevi se množe brojem izvršilaca, ali odnos ostaje isti.

Ovo je preporuka iz prakse, a ne izmeren podatak, i vredi je prilagoditi svom tržištu. Ako za vaše pozicije po pravilu polovina kandidata ne dođe na zakazani termin, podignite broj u prvom krugu umesto da se ljutite na odnos.

Kriterijumi se pišu pre prvog pitanja

Ovo je deo koji se najlakše preskoči, a bez kog ostatak ne vredi mnogo.

Kriterijum je osobina ili sposobnost koju merite, zajedno sa opisom onoga što smatrate dobrim odgovorom. Za posao u kontakt centru to mogu biti jasnoća izražavanja, dosadašnje iskustvo sa direktnim kontaktom sa ljudima, razumevanje svakodnevice tog posla i način na koji kandidat reaguje kada nešto pođe naopako.

Za svaki od njih treba unapred zapisati kako izgleda dobar, a kako slab odgovor. Ne u glavi, nego u dokumentu koji vidite dok razgovarate.

Zašto to menja ishod, pokazuje jedan Googleov nalaz. Laszlo Bock, koji je tada vodio ljudske resurse u toj firmi, rekao je 2013. za New York Times:

“Pre više godina smo napravili studiju da utvrdimo da li je iko u Google-u naročito dobar u zapošljavanju. Pogledali smo desetine hiljada intervjua, sve koji su ih vodili, kako su ocenili kandidata i kako je ta osoba kasnije radila na poslu. Našli smo nultu vezu.”

U istom razgovoru je rekao i šta po njemu funkcioniše:

“Jedino što funkcioniše su bihevioralni intervjui, gde postoji dosledan set pitanja koja traže od ljudi da kažu šta su uradili u konkretnim situacijama.”

Oba navoda su moj prevod sa engleskog, iz intervjua Adama Brajanta za New York Times od 20. juna 2013.

Uz taj nalaz idu dve ograde koje vredi znati. Bock opisuje unutrašnju analizu jedne firme, a ne recenzirano istraživanje. I ta nula meri nešto usko: vezu između ocene pojedinačnog intervjuera i kasnijeg učinka onih koje je Google primio.

Sasvim drugu stvar meri meta-analiza Sacketta i saradnika, koja poredi metode selekcije među sobom (vidi pregled iz 2023). Tamo strukturisan intervju ima validnost 0,42, najveću prosečnu validnost među metodama koje su merili, dok testovi savesnosti imaju 0,19.

Ta dva broja se ne mogu poređati na istu skalu i nijedan izvor ne tvrdi da objašnjava onaj drugi. Ono što se iz oba vidi je isto: način na koji se intervju vodi menja koliko on uopšte vredi.

Pitanja za prvi krug

Kada su kriterijumi zapisani, pitanja se izvode iz njih, a ne obrnuto. Svaki kriterijum dobija bar jedno pitanje, i nijedno pitanje ne ulazi u set ako se ne zna koji kriterijum meri. To pravilo samo po sebi izbaci dobar deo pitanja koja se inače postavljaju iz navike.

Pun set pitanja po kategorijama, sa objašnjenjem šta je dobar odgovor i koji su loši znaci, nalazi se u zasebnom vodiču: Šta pitati kandidata na razgovoru za posao.

Šta se ne sme pitati

Deo pitanja nije stvar ukusa nego zakona.

Član 26 Zakona o radu zabranjuje poslodavcu da od kandidata traži podatke o porodičnom i bračnom statusu i o planiranju porodice. Uz to, propisi o zaštiti podataka o ličnosti i o zabrani diskriminacije ograničavaju pitanja o godinama, veri, nacionalnosti, političkom opredeljenju i zdravlju.

Granica se u praksi prepoznaje po tome čemu odgovor služi. Ako vam odgovor treba da biste znali može li kandidat da radi noćnu smenu, pitanje je o dostupnosti i sme se postaviti. Ako iz njega pređete na to ko mu čuva decu, odgovor više ne služi poslu.

Detaljan pregled zabranjenih pitanja, sa predlozima šta da se pita umesto njih, nalazi se ovde: Zabranjena pitanja na razgovoru za posao.

Kako se ocenjuje tokom razgovora

Ovo je mesto na kom doslednost ili nastane ili ne nastane, pa zaslužuje najviše prostora.

Ocena se upisuje tokom razgovora ili odmah po njegovom završetku. Ostavljanje svih ocena za kraj dana znači da se ocenjuje po onome što je ostalo upamćeno, a posle pet razgovora se lakše upamti ono što je bilo neobično nego ono što je bilo važno.

Šta znači koja ocena

Google u svom uputstvu re:Work ujednačeno ocenjivanje opisuje kao “bodovanje po standardizovanim rubrikama, tako da svi koji ocenjuju imaju isto razumevanje toga kako izgleda izvrstan, solidan, granični i loš odgovor”. To su četiri stepena.

Ja koristim pet, i to je moj izbor, ne Googleov. Peti stepen postoji zato što se između konkretnog i promašenog odgovora često javi treći, tačan ali uopšten, pa zaslužuje svoje mesto umesto da se gura na jednu ili drugu stranu. Ovako izgleda skala koju koristim:

Šta znači koja ocena

ocena	šta znači
5	Odgovorio je konkretno, sa primerom, i primer je izdržao potpitanje
4	Odgovorio je konkretno, ali bez primera ili sa primerom koji nije proveren
3	Odgovor je tačan ali uopšten, pa ga ne razlikuje od ostalih kandidata
2	Odgovor je promašio pitanje ili je otkrio ozbiljnu prazninu
1	Nema odgovora, ili odgovor protivreči onome što je napisano u prijavi

Ova podela je moja preporuka, a ne merilo iz literature. Vrednost joj nije u tome što je tačna, nego u tome što je ista za sve kandidate i zapisana pre prvog razgovora.

Kako izgleda popunjen red

Sledeći primer je izmišljen radi ilustracije, nije zapis stvarnog razgovora.

Kriterijum je snalaženje kada nešto pođe naopako, a pitanje glasi: opišite smenu u kojoj vam je nešto ozbiljno poremetilo plan.

Zamislite da kandidat ispriča kako je ostao sam kada je kolega otkazao dolazak, pa je pozvao nadređenog, dobio odobrenje da skrati pauzu i obavestio ljude koliko će čekati. Po tabeli to je za sada 4, jer je odgovor konkretan ali još nije proveren.

Peticu nosi tek ono što se čuje posle potpitanja. Ako na pitanje koga je tačno zvao i šta je odlučio sam kandidat doda pojedinosti koje se poklapaju sa pričom, ocena ide na 5. Ako priča na potpitanju počne da se rasipa, ostaje 4 ili niže.

U belešku ide kratak zapis onoga što je kandidat rekao, svojim rečima, kao dokaz zašto je ocena baš ta.

Da li svi kriterijumi vrede isto

Ne moraju, i ovo je jedina odluka koja stvarno menja redosled kandidata.

Najjednostavnije rešenje je da svi kriterijumi nose isti ponder, pa je zbir prost. Za većinu pozicija u prvom krugu je to dovoljno. Ako neki kriterijum jeste presudan, na primer dostupnost za noćne smene kod posla koji se drugačije ne može raditi, bolje ga je izvući iz zbira nego mu davati trostruki ponder.

Pravilo koje koristim: kriterijum bez kog kandidat ne može da radi posao nije kriterijum nego uslov, i on se proverava pre nego što se razgovor uopšte zakaže.

Kada nešto ne može da se oceni

Kandidat ne odgovori, veza se prekine, ili odgovor ne pripada nijednom kriterijumu. U tim slučajevima polje ostaje prazno, a prazno polje se ne računa kao jedinica.

Prazno polje je podatak za sebe. Ako se isto polje ponavlja prazno kod više kandidata, greška je najverovatnije u pitanju, a ne u ljudima.

Koliko prvi krug traje i gde se gubi vreme

Sam razgovor u prvom krugu po pravilu ne traje dugo, kod mene između deset i dvadeset minuta. Vreme se ne gubi u razgovorima nego između njih.

Tri mesta na kojima ga po mom iskustvu najviše nestane:

• Zakazivanje, jer se termin dogovara porukama i pozivima koji se razvlače danima.
• Prepisivanje beležaka, koje je potrebno upravo zato što beleške nisu vođene tokom razgovora.
• Odlaganje odgovora, jer se čeka da svi razgovori budu obavljeni pre nego što se bilo kome javi.

Poslednje je najskuplje i najlakše se popravlja. Zbir za svakog kandidata može da se izračuna odmah po razgovoru, pa poređenje na kraju traje minute umesto sati.

Google u svom uputstvu o strukturisanom intervjuu navodi da im takav pristup štedi u proseku 40 minuta po razgovoru. Ne pišu na čemu se tačno štedi, pa ni ja ne nagađam.

Vreme od prijave do odluke vredi pratiti mesečno, jer utiče na to koliko kandidata uopšte dočekate. Kako se to vreme skraćuje, korak po korak, opisano je ovde: Kako skratiti vreme zapošljavanja.

Nedolasci i odustajanje kandidata

Kandidat koji ne dođe na zakazani razgovor nije nužno neozbiljan. Kada sam takve kandidate pitao šta se desilo, najčešći odgovor je bio da su u međuvremenu prihvatili drugu ponudu. To je moje iskustvo, a ne merenje.

Ako je to i kod vas tako, sledi jednostavan mehanizam: što je razmak između prijave i termina duži, više tuđih ponuda stigne u međuvremenu. Tri stvari koje taj razmak skraćuju ili ga čine podnošljivijim, a nijedna ne košta ništa:

• Kraći razmak između prijave i termina.
• Podsetnik dan pre, sa vremenom, adresom i imenom osobe koju kandidat traži.
• Mogućnost da kandidat sam bira termin, umesto da mu se termin dodeli.

Odustajanje posle prvog razgovora je drugi problem. Kada se ponavlja, vredi uporediti šta kandidat sazna na razgovoru sa onim što je pisalo u oglasu. Ako se podatak o smenama ili o plati prvi put čuje na razgovoru, oglas je taj koji treba prepraviti.

Kako se donosi odluka na kraju kruga

Odluka počinje od zbira, a utisak dolazi posle njega.

Redosled je važan. Ako prvo pogledate koga najviše pamtite, zbir će služiti samo da potvrdi ono što ste već odlučili. Ako prvo pogledate zbir, utisak dobija ulogu koju treba da ima: da razreši blizu izjednačene kandidate i da upozori kada nešto u ocenama ne izgleda tačno.

Kada se zbir i utisak jako razilaze, to nije razlog da se zbir odbaci. To je razlog da se pogleda koja beleška nedostaje. Kod mene se najčešće ispostavi da kriterijum koji je presudio uopšte nije bio na listi, a to znači da listu treba dopuniti pre sledećeg konkursa.

Šta reći kandidatima koji ne prođu

Većina kandidata koji uđu u prvi krug neće proći dalje, i način na koji im se to kaže je deo procesa, a ne dodatak.

Google navodi da su kandidati odbijeni posle strukturisanog intervjua bili 35 odsto zadovoljniji od onih koji strukturisan intervju nisu imali. To je podatak koji objavljuju o sopstvenoj praksi, a ne recenzirano istraživanje, pa ga vredi uzeti kao smer, a ne kao meru.

Tri pravila pokrivaju najveći deo:

1. Odgovor dobija svako ko je bio na razgovoru. Pri velikom broju kandidata to se izdrži samo ako je slanje odbijenica automatizovano, pa je to prvo što vredi podesiti.
2. Rok koji ste sami dali je rok. Ako ste rekli “do petka”, petak nije želja.
3. Jedna rečenica o tome šta je presudilo vredi više od tri pasusa uljudnosti.

Razlog zbog kog se odgovor isplati nije samo pristojnost. Kandidat koji je odbijen uredno i u roku može da se prijavi i na sledeći konkurs, a u manjim sredinama ljudi međusobno prenose kakav je ko poslodavac.

Kada ima smisla automatizovati prvi krug, a kada nema

Prvi krug se od svih koraka zapošljavanja najviše ponavlja, i to je isti razlog zbog kog je zamoran i zbog kog se najlakše automatizuje. Ista pitanja, ista merila, veliki broj kandidata i uvek isti cilj, a to je suziti listu.

Odluka o tome da li se isplati ne zavisi od alata nego od brojeva u vašem konkursu:

Vredi razmotriti kada je broj prijava veći od broja poziva koje stižete da obavite, kada su pitanja u prvom krugu svaki put ista, i kada zakazivanje troši više vremena nego sami razgovori.

Ne vredi kada zapošljavate jednog čoveka na retku poziciju, kada je svaki razgovor drugačiji po prirodi posla, ili kada je broj kandidata dovoljno mali da postupak možete da držite doslednim i bez alata.

Šta god da odlučite, dva pravila ostaju ista. Kriterijumi se pišu pre nego što bilo koji alat uđe u igru, jer automatizacija bez zapisanih merila samo brže ponavlja istu pristrasnost. I konačnu odluku o kandidatu donosi čovek, na osnovu ocena i dokaza koje može da pročita.

Kako AI intervju izgleda iz ugla kandidata i šta se u njemu meri, opisano je ovde: AI intervju na srpskom.

Ako želite da vidite kako prvi krug izgleda kada su pitanja i merila ista za sve, probajte razgovor iz ugla kandidata na verilioapp.com/probaj.